Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) — Fassung 2.0

zwischen dem Kunden als Verantwortlichem (nachfolgend „Verantwortlicher")

und der

Futureway AI UG (haftungsbeschränkt), Alte Wittener Straße 30, 44803 Bochum, Deutschland (nachfolgend „Auftragsverarbeiter" oder „Futureway").

Diese Vereinbarung ist ein eigenständiger Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Sie gehört zum Vertrag über die Nutzung der Futureway-AI-Plattform (nachfolgend „Hauptvertrag", in den AGB „Vertrag"; AGB § 12), gilt aber bereits ab der Registrierung, auch bevor ein kostenpflichtiger Plan freigeschaltet und der Hauptvertrag geschlossen ist; die AGB von Futureway, insbesondere § 14, gelten für sie entsprechend. Sie wird bei der Registrierung von der Person, die die Organisation anlegt, im Namen des Verantwortlichen abgeschlossen; die elektronische Bestätigung genügt (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Mit der Bestätigung versichert die handelnde Person, zur Vertretung des Verantwortlichen befugt zu sein. Futureway übersendet die bei Abschluss geltende Fassung als PDF in Textform an die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Futureway speichert zu jeder Organisation, welche Fassung dieser Vereinbarung wann und auf welchem Weg abgeschlossen wurde; der Inhaber und die Administratoren können die Vereinbarung samt Anlagen jederzeit in der Plattform einsehen und als PDF herunterladen. Der Inhaber kann die Vereinbarung zusätzlich in der Plattform ausdrücklich unterzeichnen (Einstellungen → Rechtliches); Futureway bestätigt den Abschluss elektronisch, stellt die unterzeichnete Fassung samt Prüfwert als PDF bereit und sendet sie dem Inhaber per E-Mail zu. Sie gilt für jede Verarbeitung von Auftragsdaten ab der Registrierung und bis zu deren vollständiger Löschung nach § 9.

§ 1 Gegenstand, Dauer und Geltungsbereich

Futureway verarbeitet im Rahmen der Bereitstellung der Plattform personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen (nachfolgend „Auftragsdaten"). Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten personenbezogener Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 beschrieben.
Die Vereinbarung endet, wenn alle Auftragsdaten nach § 9 gelöscht sind. Die Beendigung des Hauptvertrags lässt die Pflichten aus dieser Vereinbarung bis dahin unberührt.
Nicht Gegenstand dieser Vereinbarung sind Verarbeitungen, für die Futureway selbst Verantwortlicher ist. Sie sind in Anlage 1 Ziffer 6 benannt und in den Datenschutzhinweisen der Plattform beschrieben.

§ 2 Weisungsgebundenheit

Futureway verarbeitet die Auftragsdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen — auch in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation —, sofern nicht das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem Futureway unterliegt, eine Verarbeitung verlangt; in einem solchen Fall teilt Futureway dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
Als dokumentierte Weisung gelten die Nutzung der Plattform-Funktionen durch den Verantwortlichen und seine Nutzer (z. B. Absenden einer Chat-Anfrage, Hochladen einer Datei, Auslösen eines Graph-Aufbaus, Ausführen einer Automatisierung) sowie die Einstellungen der Organisation (z. B. Souveränitätsstufe, optionale Dienste, Verbindungen, Freigaben, Aufbewahrungsfristen). Darüber hinausgehende Einzelweisungen erteilen der Inhaber (Owner) oder die Administratoren der Organisation in Textform an info@futureway.ai.
Futureway informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn es der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstößt. Futureway darf die Ausführung einer solchen Weisung bis zu deren Bestätigung durch den Verantwortlichen aussetzen.
Verlangt eine Behörde oder ein Gericht die Herausgabe von Auftragsdaten, gibt Futureway nur heraus, wozu es rechtlich verpflichtet ist, verweist die anfragende Stelle, soweit möglich, an den Verantwortlichen und informiert diesen unverzüglich, soweit dies rechtlich zulässig ist.
Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und der Weisungen verantwortlich. Er informiert Futureway unverzüglich, wenn er bei der Verarbeitung Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellt.

§ 3 Verarbeitungsort; Übermittlung in Drittländer

Futureway verarbeitet die Auftragsdaten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Der Betrieb der Plattform läuft vollständig in Deutschland. Soweit Anlage 3 für einen Subprozessor Rechenzentren auch in der Schweiz ausweist, stützt sich die Übermittlung dorthin auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO; Entscheidung 2000/518/EG). Entfällt dieser Beschluss, setzt Futureway die Verarbeitung in der Schweiz aus oder stellt sie auf Standardvertragsklauseln um und informiert den Verantwortlichen nach § 6 Abs. 2. Die Einzelheiten ergeben sich aus Anlage 3. Eine Übermittlung in andere Drittländer ist nur nach Abs. 4 möglich. Für Datenflüsse an Dienste, die der Verantwortliche selbst anbindet, und an öffentliche Suchmaschinen gilt § 11.
Welche Chat-Modelle den Nutzern zur Auswahl stehen, bestimmt die Souveränitätsstufe der Organisation (Einstellungen → Modelle). Hintergrundfunktionen — etwa Dokumenterkennung, Einbettungen für die Dokumentensuche und Transkription — laufen in jeder Stufe unverändert bei den Subprozessoren, die Anlage 3 für alle Organisationen nennt. Die Stufen sind:
- a) „Nur Deutschland" — Chat-Modelle ausschließlich aus Rechenzentren in Deutschland;
- b) „Nur EU" (Voreinstellung) — europäische Anbieter mit Verarbeitung nach Abs. 1;
- c) „Verarbeitung in Europa, auch US-Anbieter" — zusätzlich Anbieter mit Konzernobergesellschaft in den USA, die in Rechenzentren in der EU bzw. im EWR verarbeiten — bei Microsoft (Azure, EU-Datenzone) auch in der Schweiz (Abs. 1; Anlage 3, „Bedingte Subprozessoren");
- d) „Alle Modelle" — zusätzlich Modelle, deren Verarbeitung in der EU nicht zugesichert ist (Abs. 4).
Wählt der Inhaber Stufe c) oder d), nimmt der Verantwortliche zur Kenntnis, dass Anbieter mit Konzernobergesellschaft in den USA der Reichweite von US-Recht — insbesondere des CLOUD Act — unterliegen können, auch wenn die Verarbeitung in Europa stattfindet. Unabhängig von der Stufe setzt auch Mistral eigene Subprozessoren mit US-Mutterkonzern ein (Anlage 3).
Eine Übermittlung von Auftragsdaten an Subprozessoren in einem Drittland, für das kein Angemessenheitsbeschluss besteht, findet nur statt, wenn (a) der Inhaber eine Einstellung ausdrücklich wählt, die sie zulässt — die Stufe „Alle Modelle" oder einen optionalen Dienst, den Anlage 3 mit einem solchen Verarbeitungsort ausweist —, und (b) Nutzer ein solches Modell oder einen solchen Dienst tatsächlich verwenden. Die Wahl nach (a) ist eine dokumentierte Weisung im Sinne von § 2. Die Übermittlung stützt sich auf einen Angemessenheitsbeschluss — für Empfänger in den USA insbesondere das EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795) — oder auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Anbieter, Verarbeitungsort und Übermittlungsgrundlage weist Futureway vor der ersten Nutzung in Anlage 3 aus.
Nur der Inhaber kann die Souveränitätsstufe ändern oder optionale Dienste einschalten; jede Änderung wird mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert. Modelle nach Abs. 2 c) und d) werden ausschließlich durch manuelle Auswahl der Nutzer verwendet und tragen ihren Verarbeitungsort sichtbar in der Modellauswahl; die automatische Modellwahl der Plattform greift nie auf sie zurück.

§ 4 Vertraulichkeit

Futureway gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der Auftragsdaten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, und dass sie die Auftragsdaten nur auf Weisung verarbeiten. Die Verpflichtung besteht über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus fort.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO)

Futureway trifft die in Anlage 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen und entwickelt sie entsprechend dem Stand der Technik fort. Ein Absenken des vereinbarten Schutzniveaus ist unzulässig; Anpassungen, die das Schutzniveau wahren oder erhöhen, sind zulässig; wesentliche Änderungen teilt Futureway dem Verantwortlichen auf dem Weg nach § 6 Abs. 2 mit, und die jeweils geltende Fassung der Anlage 2 ist in der Plattform abrufbar.
Zu den produktseitigen Schutzmaßnahmen gehört insbesondere: Administratoren der Kundenorganisation erhalten über die Plattform keinen Zugriff auf Unterhaltungsinhalte einzelner Nutzer (nur aggregierte Nutzungswerte); Unterhaltungsinhalte werden nicht in Protokolldateien geschrieben; Löschungen wirken endgültig (keine verdeckte Aufbewahrung über die vereinbarten Fristen hinaus).
Personen, die für Futureway tätig sind, greifen auf Inhalte der Auftragsdaten nur zu, soweit dies für den Betrieb der Plattform, die Behebung von Störungen, die Abwehr von Sicherheitsvorfällen oder die Bearbeitung einer Anfrage des Verantwortlichen oder seiner Nutzer erforderlich ist, und nur in dem dafür erforderlichen Umfang.

§ 6 Subprozessoren

Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz der in Anlage 3 aufgeführten Subprozessoren.
Futureway informiert den Verantwortlichen über beabsichtigte Änderungen (Hinzuziehung oder Ersetzung von Subprozessoren) mindestens 30 Tage vor deren Wirksamwerden in Textform — per E-Mail an die Rechnungsadresse der Organisation, soweit hinterlegt, und stets an den Inhaber — und durch einen Hinweis in der Plattform; Futureway dokumentiert den Versand. Die Mitteilung nennt Firma und Anschrift des Subprozessors, den Ort der Verarbeitung, die übernommene Teilverarbeitung und die Übermittlungsgrundlage. Der Verantwortliche kann der Änderung innerhalb dieser Frist in Textform widersprechen. Kommt innerhalb von 30 Tagen nach dem Widerspruch keine einvernehmliche Lösung zustande, kann der Verantwortliche den Hauptvertrag zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen; im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit danach erstattet Futureway anteilig.
Futureway erlegt jedem Subprozessor durch Vertrag dieselben Datenschutzpflichten auf, wie sie in dieser Vereinbarung festgelegt sind, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die Weisungen zu Übermittlungen in Drittländer und die Möglichkeit von Überprüfungen. Kommt der Subprozessor seinen Pflichten nicht nach, haftet Futureway gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten des Subprozessors.
Subprozessoren, die Anlage 3 als bedingt oder als optionalen Dienst ausweist, setzt Futureway für eine Organisation nur ein, wenn deren Inhaber die zugehörige Souveränitätsstufe wählt oder den Dienst ausdrücklich einschaltet (§ 3); diese Wahl ist eine Weisung, die die Genehmigung nach Abs. 1 auf diese Organisation beschränkt. Beim Einschalten eines optionalen Dienstes zeigt die Plattform Subprozessor, Zweck und Verarbeitungsort an. Einen bedingten Subprozessor, der nach der Wahl der Souveränitätsstufe neu in Anlage 3 aufgenommen wird, setzt Futureway frühestens 30 Tage nach der Mitteilung ein; Abs. 2 gilt. Für die Aufnahme eines optionalen Dienstes, den die Organisation nicht eingeschaltet hat, genügt die Mitteilung in Textform. Weist Anlage 3 für einen optionalen Dienst aus, dass dessen Anbieter Eingaben und Ergebnisse nach seinen eigenen Bedingungen auch für eigene Zwecke nutzt, gilt das mit dem Einschalten als vom Verantwortlichen gebilligt.
Keine Subprozessoren im Sinne dieser Vereinbarung sind Dienstleister für Nebenleistungen ohne Zugriff auf Auftragsdaten (z. B. Telekommunikation, Post), die Anbieter von Systemen, die der Verantwortliche selbst anbindet (§ 11), sowie öffentliche Suchmaschinen, an die die Websuche Suchbegriffe weitergibt (§ 11 Abs. 4). Von Futureway selbst betriebene Komponenten der Plattform (z. B. Modell-Gateway, Suchdienst, Relevanzbewertung, Build-Dienst für Code-Projekte) laufen auf den Servern von Futureway bei der Hetzner Online GmbH und begründen keine weiteren Subprozessoren.
Auf Verlangen stellt Futureway dem Verantwortlichen Kopien der Verträge mit den Subprozessoren zur Verfügung, soweit sie die Pflichten nach Abs. 3 betreffen; Geschäftsgeheimnisse und Preise dürfen geschwärzt werden.

§ 7 Unterstützung des Verantwortlichen

Futureway unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, Anträge betroffener Personen (Art. 12–23 DSGVO) zu beantworten. Die Plattform stellt hierfür insbesondere Selbstbedienungsfunktionen bereit (persönlicher Datenexport, sofortige endgültige Löschung von Unterhaltungen und Nutzerkonten, automatische Aufbewahrungsfristen, Löschung der Organisation mit Wiederherstellungsfrist). Erhält Futureway einen Antrag einer betroffenen Person, der die Auftragsdaten betrifft, leitet Futureway den Antrag unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet ihn nicht selbst.
Futureway unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der Futureway zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation). Auf Anfrage in Textform stellt Futureway innerhalb von 14 Tagen die für eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlichen Angaben zu Verarbeitungsvorgängen, Subprozessoren und Maßnahmen bereit; Angaben zu einer Verletzung nach § 8 werden so bald wie möglich vervollständigt.

§ 8 Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Futureway meldet dem Verantwortlichen jede Verletzung des Schutzes der Auftragsdaten unverzüglich nach Bekanntwerden, in Textform an den Inhaber und die Administratoren der Organisation. Die Meldung enthält, soweit bereits verfügbar, die Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO (Art der Verletzung, betroffene Kategorien und ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, wahrscheinliche Folgen, ergriffene und vorgeschlagene Maßnahmen); Informationen können schrittweise nachgereicht werden.
Futureway ergreift unverzüglich die Maßnahmen, die zur Eindämmung der Verletzung und zur Minderung ihrer Folgen erforderlich sind, und dokumentiert die Verletzung einschließlich der ergriffenen Maßnahmen.

§ 9 Löschung und Rückgabe

Dem Verantwortlichen und seinen Nutzern stehen in der Plattform Export- und Löschfunktionen zur Verfügung: Jeder Nutzer kann seine eigenen Unterhaltungen, Dokumente, Erinnerungen und hochgeladenen persönlichen Dateien exportieren; der Inhaber und die Administratoren können sämtliche Dateien des Unternehmenswissens der Organisation exportieren. Die Exportfunktionen bleiben auch nach dem Ende des Abonnements und während der Wiederherstellungsfrist nach Abs. 2 nutzbar. Unterhaltungen, Dokumente, Erinnerungen und persönliche Dateien einzelner Nutzer gibt Futureway nicht an den Inhaber oder die Administratoren heraus; ihre Rückgabe erfolgt über die Exportfunktion des jeweiligen Nutzers. Der Verantwortliche weist Futureway so an (Art. 28 Abs. 3 lit. a und g DSGVO) und wählt für Daten, die ein Nutzer bis zum Ablauf der Wiederherstellungsfrist nicht gesichert hat, die Löschung.
Der Verantwortliche wählt mit Abschluss dieser Vereinbarung, dass die Auftragsdaten nach Beendigung des Hauptvertrags zunächst zur Rückgabe über die Exportfunktionen bereitstehen und anschließend gelöscht werden (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO); er kann diese Wahl bis zum Ablauf der Wiederherstellungsfrist in Textform ändern und insbesondere die sofortige Löschung ohne Wiederherstellungsfrist verlangen. Die Löschung der Organisation beginnt mit dem Löschantrag des Inhabers in der Plattform. Ohne Antrag leitet Futureway sie ein, wenn der Hauptvertrag beendet ist, also sobald kein Abonnement mehr besteht, der letzte bezahlte Zeitraum und jede Lehrgangslizenz abgelaufen sind und kein Guthaben mehr vorhanden ist; kommt ein Hauptvertrag nicht zustande (keine Zahlung, keine Lizenz, kein Guthaben), 90 Tage nach der Registrierung. Den Beginn einer solchen automatischen Löschung kündigt Futureway mindestens 14 Tage vorher in Textform an — an die Rechnungsadresse der Organisation, soweit hinterlegt, und stets an den Inhaber — und weist alle Mitglieder der Organisation per E-Mail und in der Plattform darauf hin, ihre eigenen Daten zu sichern; schließt der Verantwortliche vor Ablauf der Wiederherstellungsfrist einen neuen Vertrag, entfällt sie. Bis zum Ablauf der Wiederherstellungsfrist von 30 Tagen kann der Verantwortliche seine Daten über die Exportfunktionen nach Abs. 1 sichern (Rückgabe); auf Verlangen in Textform stellt Futureway ihm darüber hinaus weitere Auftragsdaten der Organisation in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit, soweit die Exportfunktionen sie nicht umfassen; Inhalte nach Abs. 1 Satz 3 sind davon ausgenommen. Nach Ablauf der Frist werden alle Auftragsdaten vollständig und endgültig gelöscht (einschließlich Datei-Speicher und abgeleiteter Bestände wie Embeddings und Graph-Daten), sofern nicht Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten eine längere Speicherung verlangt. Futureway bestätigt den Abschluss der Löschung unaufgefordert in Textform an die Rechnungsadresse, soweit hinterlegt, und an den Inhaber. Den Nachweis über den Abschluss dieser Vereinbarung (Anlage 1 Ziffer 6) bewahrt Futureway in eigener Verantwortung getrennt von den Auftragsdaten bis zum Ablauf von sechs Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres auf, in dem der Hauptvertrag endet — ohne Hauptvertrag, in dem die Organisation gelöscht wird.
Sicherungskopien, die aus technischen Gründen nicht sofort gelöscht werden können, sind verschlüsselt, nur eingeschränkt zugänglich und werden mit dem regulären Auslauf des Sicherungszyklus (derzeit höchstens drei Wochen) gelöscht; bis dahin werden sie nicht anderweitig verarbeitet.

§ 10 Nachweise und Überprüfungen

Futureway stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung, insbesondere diese Vereinbarung samt Anlagen sowie auf Anfrage ergänzende Beschreibungen der Maßnahmen.
Der Verantwortliche kann Überprüfungen — einschließlich Inspektionen vor Ort — durchführen oder durch einen geeigneten, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer durchführen lassen, der kein Wettbewerber von Futureway ist. Er wählt Art und Umfang der Prüfung (Fern-, Dokumenten- oder Vor-Ort-Prüfung). Überprüfungen erfolgen nach Vorankündigung von 14 Tagen, während der üblichen Geschäftszeiten, in der Regel einmal je Kalenderjahr (bei konkretem Anlass auch öfter) und unter Wahrung der Vertraulichkeit der Daten anderer Kunden. Zutritt zu den Rechenzentren der Subprozessoren kann Futureway nicht gewähren; insoweit legt Futureway deren aktuelle Nachweise (z. B. Prüfberichte, Zertifizierungen) vor. Vorgelegte Nachweise ersetzen eine Prüfung nicht, wenn der Verantwortliche begründet darlegt, dass sie den Prüfzweck nicht abdecken. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten; Unterstützungsaufwand von Futureway von mehr als acht Stunden je Prüfung vergütet der Verantwortliche nach vorheriger Mitteilung angemessen, es sei denn, die Prüfung deckt einen wesentlichen Verstoß von Futureway auf.
Futureway informiert den Verantwortlichen unverzüglich über Kontrollen und Maßnahmen einer Aufsichtsbehörde, soweit sie die Auftragsdaten betreffen.

§ 11 Vom Verantwortlichen angebundene Dienste; Websuche

Die Plattform ermöglicht es dem Verantwortlichen, eigene Drittsysteme anzubinden — etwa über Verbindungen zu MCP- und REST-Schnittstellen (auch in Automatisierungen und Code-Projekten) oder über die Synchronisation von Wissensquellen. Datenflüsse zu und von diesen Systemen erfolgen auf Weisung des Verantwortlichen. Die Anbieter dieser Systeme sind keine Subprozessoren von Futureway; sie werden vom Verantwortlichen beauftragt, nicht von Futureway. Futureway überträgt Daten dorthin ausschließlich auf seine Weisung; die Auswahl des Anbieters, die erforderlichen Vereinbarungen mit ihm und die Übermittlungsgrundlage — auch bei einer Verarbeitung außerhalb der EU — obliegen dem Verantwortlichen. Voreinstellungen, die Futureway im Verbindungskatalog bereitstellt, begründen kein Auftragsverhältnis zwischen Futureway und dem Anbieter; § 2 Abs. 3 bleibt unberührt. Bindet der Verantwortliche externe Inhalte ein (z. B. Aufzeichnungen in Schulungen), lädt der Browser der Nutzer diese unmittelbar beim jeweiligen Anbieter.
An ein angebundenes System übermittelt die Plattform die Daten, die der jeweilige Aufruf enthält — bei KI-gestützten Aufrufen die vom Modell gebildeten Parameter. Zugangsdaten zu angebundenen Systemen (z. B. Tokens, Schlüssel) werden verschlüsselt gespeichert und mit der Verbindung, dem Nutzerkonto bzw. der Organisation gelöscht. Bei Verbindungen im Nutzerkontext handelt die Plattform mit den Rechten der angemeldeten Person im Zielsystem.
Inhalte aus angebundenen Systemen, aus Dateien und aus der Websuche behandelt die Plattform gegenüber den KI-Modellen als nicht vertrauenswürdig und kennzeichnet sie entsprechend (Schutz vor eingeschleusten Anweisungen); verarbeitet werden sie nur von den Modellen, die die Souveränitätsstufe der Organisation zulässt. Schreibende Werkzeuge angebundener Systeme fragen im Chat standardmäßig vor der Ausführung nach; in Automatisierungen gibt der Besitzer sie beim Anlegen ausdrücklich frei.
Die Websuche ist in Unterhaltungen standardmäßig verfügbar; der Inhaber kann sie für die gesamte Organisation abschalten, jeder Nutzer je Unterhaltung. Ob gesucht wird, entscheidet das Modell anhand der Anfrage. Der vom Modell gebildete Suchbegriff wird über einen von Futureway betriebenen Suchdienst an öffentliche Suchmaschinen weitergegeben — ohne IP-Adresse, Konto- oder Organisationsdaten der Nutzer. Diese Suchmaschinen verarbeiten die Suchbegriffe in eigener Verantwortung und sind keine Subprozessoren; sie können ihren Sitz und ihre Server auch außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in den USA, haben. Enthält ein Suchbegriff personenbezogene Daten, werden diese an die Suchmaschine übermittelt. Die Nutzung der Websuche ist eine Weisung des Verantwortlichen (§ 2 Abs. 2); er weist seine Nutzer an, keine personenbezogenen Daten in Suchanfragen aufzunehmen, oder schaltet die Websuche ab.

§ 12 Haftung

Gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO; diese Vereinbarung beschränkt die Haftung ihnen gegenüber nicht.
Im Verhältnis der Parteien zueinander gilt § 14 der AGB auch für Ansprüche aus dieser Vereinbarung, soweit gesetzlich zulässig. Der Ausgleich nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO richtet sich nach dem Anteil der jeweiligen Partei an der Verantwortung für den Schaden.

§ 13 Schlussbestimmungen

Bei Widersprüchen zwischen dieser Vereinbarung und dem Hauptvertrag geht diese Vereinbarung in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag vor.
Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform. Futureway teilt sie mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden auf dem Weg nach § 6 Abs. 2 mit und bittet den Inhaber in der Plattform um Bestätigung. Ohne Bestätigung gelten nach Fristablauf nur Änderungen als genehmigt, die geltendes Recht nachvollziehen, Klarstellungen sind, den Verantwortlichen ausschließlich begünstigen oder erst nach seiner ausdrücklichen Wahl wirken — vorausgesetzt, Futureway hat in der Mitteilung gesondert auf diese Folge hingewiesen und der Verantwortliche hat nicht in Textform widersprochen. Änderungen der Art der Daten, der Kategorien betroffener Personen oder Empfänger sowie der Dauer, Löschung und Rückgabe wirken für die Organisation erst mit der Bestätigung durch den Inhaber; ausgenommen ist die Hinzuziehung oder Ersetzung von Subprozessoren, für die ausschließlich § 6 gilt. Widerspricht der Verantwortliche, kann jede Partei den Hauptvertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Änderungen der Anlage 3 richten sich nach § 6. Jede Fassung dieser Vereinbarung trägt eine Fassungsangabe und bleibt mit ihrem Gültigkeitszeitraum in der Plattform abrufbar.
Ansprechpartner für den Datenschutz ist die Geschäftsführung von Futureway, erreichbar unter info@futureway.ai. Einen Datenschutzbeauftragten hat Futureway nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen.
Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist der des Hauptvertrags.
Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anlage 1 — Gegenstand der Verarbeitung

1. Gegenstand und Zweck

Bereitstellung einer KI-Arbeitsplattform einschließlich Speicherung, Anzeige, Durchsuchung und KI-gestützter Verarbeitung der vom Verantwortlichen und seinen Nutzern eingebrachten Inhalte. Dazu gehören insbesondere: Chat mit KI-Modellen (einschließlich temporärer Chats ohne Speicherung), Projekte, Skills und Prompts, Agenten, Datei- und Wissensverwaltung mit semantischer Suche, Synchronisation von Wissensquellen, Unternehmensgraph, Websuche, Spracheingabe und Vorlesen, Erzeugung von Texten, Dokumenten und Dateien, Gedächtnis-Funktion, Chat-Import, Code-Projekte, API-Zugang, Automatisierungen, Verbindungen zu Drittsystemen (§ 11), Funktionen zur KI-Governance (z. B. Nutzungsrichtlinien und deren Bestätigung, KI-Systemregister), eigene Schulungen des Verantwortlichen im Lernbereich sowie — nur nach Einschaltung durch den Inhaber — die optionalen Dienste nach Anlage 3.

2. Art der Verarbeitung

Erheben (Eingabe, Upload, Synchronisation, Abruf aus angebundenen Systemen), Speichern, Ordnen, Anzeigen, Durchsuchen, Übermitteln an die in Anlage 3 genannten KI-Anbieter zur Inferenz, Erstellen abgeleiteter Daten (z. B. Embeddings, Wissensgraph, Transkripte, Volltextindex), Erzeugen neuer Inhalte samt KI-Kennzeichnung (Art. 50 KI-VO), zeit- oder ereignisgesteuerte Ausführung von Automatisierungen mit den Rechten ihres Besitzers, automatisierte Sicherheitsprüfungen der Ein- und Ausgaben, Export und Löschung.

3. Arten personenbezogener Daten

Die Inhalte bestimmt der Verantwortliche. Typischerweise:

Kommunikations- und Dokumentinhalte (Chat-Eingaben und -Antworten, hochgeladene und synchronisierte Dateien, Wissensbestände, Projekt-, Agenten- und Skill-Inhalte, Dokumente, Programmcode) mit darin enthaltenen personenbezogenen Daten wie Namen, Kontaktdaten, beruflichen Angaben, Vertrags- und Geschäftsdaten;
Sprachaufnahmen für Diktat und Spracheingabe, deren Transkripte sowie Bilder;
Definitionen, Auslöser-Daten und Ergebnisse von Automatisierungen;
Daten aus angebundenen Systemen sowie die verschlüsselt gespeicherten Zugangsdaten zu diesen Systemen;
Erinnerungen, die Nutzer in der Gedächtnis-Funktion speichern;
Stammdaten der Nutzer, soweit der Verantwortliche sie in der Plattform verwaltet (Einladungen, Rollen, Gruppen, Freigaben, automatische Kontoverwaltung per SCIM), sowie Bestätigungen von Nutzungsrichtlinien (Name, Zeitpunkt, Fassung);
die Einträge des Nutzungsprotokolls, das Futureway dem Verantwortlichen in der Administration bereitstellt (ausgeführte Werkzeuge, Namen betroffener Wissensbereiche, Kennzeichen für den Zugriff auf persönliche Dateien); Inhalte der Eingaben, Antworten und Dokumente sind darin nicht enthalten.

Der Verantwortliche stellt sicher, dass besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) nur eingebracht werden, soweit er hierfür über eine Rechtsgrundlage verfügt; die Plattform ist nicht für die systematische Verarbeitung von Gesundheits- oder ähnlich sensiblen Daten bestimmt.

4. Kategorien betroffener Personen

Beschäftigte und sonstige Nutzer des Verantwortlichen;
Ansprechpartner, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und sonstige Dritte, deren Daten in den eingebrachten Inhalten oder in angebundenen Systemen enthalten sind;
Teilnehmende an Schulungen, die der Verantwortliche im Lernbereich bereitstellt.

5. Keine Nutzung zu eigenen Zwecken

Futureway verarbeitet Auftragsdaten nicht zu eigenen Zwecken, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen, und stellt durch Verträge mit den KI-Anbietern sicher, dass auch diese die über die Plattform übermittelten Daten nicht zum Training verwenden. Ausgenommen sind optionale Dienste, für die Anlage 3 eine Nutzung durch den Anbieter ausweist (§ 6 Abs. 4).

6. Verarbeitungen in eigener Verantwortung von Futureway

Die folgenden Verarbeitungen sind nicht Gegenstand dieser Vereinbarung; Futureway führt sie als eigene Verantwortliche durch. Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen der Plattform.

Konto-, Anmelde- und Sicherheitsdaten, soweit sie für Authentifizierung, Schutz vor Missbrauch und Mitteilungen zum Konto erforderlich sind (z. B. Passwort-Hash, Geräteerkennung, Zwei-Faktor-Daten, Server-Protokolle); die Verwaltung der Mitgliedschaft (Zuordnung, Rolle, Gruppen, Deaktivierung, SCIM) bleibt Auftragsverarbeitung nach Ziffer 3;
Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten;
Nutzungsmetadaten (Zeitpunkt, Konto, Modell, Token-Zähler, Funktionsquelle), die Futureway ausschließlich für Abrechnung, Kontingente, Kapazitätssteuerung und Missbrauchsabwehr verwendet; das Nutzungsprotokoll mit den Zusatzangaben nach Ziffer 3 stellt Futureway dem Verantwortlichen dagegen als Auftragsverarbeiter bereit — über seine Nutzung und Auswertung, auch gegenüber einer Arbeitnehmervertretung, entscheidet der Verantwortliche;
Anfragen an den Support über „Hilfe & Feedback";
Lehrgänge aus dem Lehrgangskatalog von Futureway (einschließlich KI-Tutor, Abschlussprüfung und Zertifikat), die Futureway als Anbieterin des Lehrgangs durchführt. Eigene Schulungen, die der Verantwortliche im Lernbereich bereitstellt, sind dagegen Gegenstand dieser Vereinbarung;
der Nachweis über Abschluss, Unterzeichnung und Änderungen dieser Vereinbarung (Fassung, Zeitpunkt, Weg, Prüfwert, handelnde Person) und über die Mitteilungen nach § 6 Abs. 2 und § 13 Abs. 2; Aufbewahrung nach § 9 Abs. 2 letzter Satz.

Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Stand: 2026-10-01. Futureway entwickelt die Maßnahmen fortlaufend weiter; Ersatzmaßnahmen dürfen das Schutzniveau nicht unterschreiten.

1. Vertraulichkeit

Zutritts- und Zugangskontrolle (Infrastruktur):

Betrieb ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland — Anwendung, Datenbank und Dateien in Nürnberg, verschlüsselte Datenbanksicherungen in Falkenstein (physische Sicherheit durch den Rechenzentrumsbetreiber).
Server-Zugriff nur über SSH mit Schlüssel-Authentifizierung, beschränkt auf autorisierte Administratoren; Datenbank und interne Dienste sind nicht öffentlich erreichbar (privates Netz, Firewall).
Getrennte Zugangsdaten für Anwendungsdateien und Datenbanksicherungen: Ein Zugangsschlüssel der Anwendung erreicht die Sicherungen nicht.

Zugangskontrolle (Plattform):

Authentifizierung mit E-Mail-Verifikationspflicht; Passwörter werden ausschließlich als sichere Hashes gespeichert.
Zwei-Faktor-Authentifizierung, die die Organisation für alle Mitglieder verlangen kann (bei Anmeldung per Single Sign-on gelten die Anforderungen des Identity-Providers des Verantwortlichen); Single Sign-on (SAML) und automatische Kontoverwaltung per SCIM; IP-Zugangsbeschränkungen je Organisation; Benachrichtigung bei Anmeldung von einem unbekannten Gerät.
Session-Cookies sind httpOnly, secure und sameSite; die Organisation kann eine Höchstdauer für Anmeldesitzungen festlegen; Raten-Begrenzung auf Authentifizierungs-Endpunkten gegen Brute-Force.

Zugriffskontrolle (Berechtigungen):

Rollenmodell (Owner/Admin/Manager/Member) und ressourcenbezogene Freigaben (Organisation/Gruppe/Nutzer) mit zentraler, serverseitiger Berechtigungsprüfung für jede Aktion.
Mandantentrennung in drei Schichten: Berechtigungsprüfung, Beschränkung jeder Abfrage auf die Organisation des anfragenden Nutzers und Row-Level-Security in der Datenbank; automatisierte Tests, auch organisationsübergreifend.
Datei- und Graph-Abfragen filtern serverseitig nach den Wissensbereichs-Berechtigungen des anfragenden Nutzers.
Produktprinzip: Organisations-Administratoren sehen keine Unterhaltungsinhalte anderer Nutzer, nur aggregierte Nutzungswerte; es existiert kein „Als-Nutzer-ansehen"-Modus.
Zugriff durch Personen, die für Futureway tätig sind, nur nach § 5 Abs. 3. Die internen Betriebswerkzeuge von Futureway zeigen Zählwerte und Verwaltungsdaten, keine Unterhaltungs- oder Dateiinhalte; ein Anmelden als Nutzer gibt es nicht.
Sicherheitsrelevante Einstellungen der Organisation (z. B. Rollen, Souveränitätsstufe, optionale Dienste, Sicherheitsrichtlinien) werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert; das Protokoll ist für die Administratoren der Organisation einsehbar.

Verschlüsselung:

Verschlüsselte Übertragung (TLS) auf allen öffentlichen Verbindungen und auf den Datenbankverbindungen innerhalb des privaten Netzes.
Datenbanksicherungen werden vor der Übertragung in den Objektspeicher clientseitig verschlüsselt (AES-256).
Zugangsdaten zu angebundenen Systemen und Geheimnisse in Code-Projekten werden anwendungsseitig verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM); die Geheimnisse der Zwei-Faktor-Authentifizierung werden ebenfalls anwendungsseitig mit einem authentifizierten Verfahren verschlüsselt.

Pseudonymisierung und Datensparsamkeit:

Unterhaltungsinhalte werden nicht in Protokolldateien geschrieben; Protokolle enthalten nur technische Kennungen (IDs).
„Temporärer Chat"-Modus ohne jede Persistenz der Unterhaltung.
Übermittlung an KI-Anbieter nur mit den für die Anfrage erforderlichen Inhalten; Name und E-Mail-Adresse aus den Nutzerkonten werden nicht übermittelt, zur Zuordnung der Nutzung allenfalls eine pseudonyme technische Kennung.

2. Integrität

Änderungen an der Plattform ausschließlich über versionierte Quellcodeverwaltung mit automatisierten Prüfungen (Lint, Typprüfung, Tests) vor jedem Deployment; Datenbankmigrationen laufen kontrolliert und fehlschlagsicher beim Deployment.
Automatisierte Schwachstellenprüfung der Abhängigkeiten und Container-Images.
Eingabevalidierung an allen API-Grenzen.
Inhalte aus Dateien, Websuche und angebundenen Systemen werden gegenüber den KI-Modellen als nicht vertrauenswürdig gekennzeichnet; Erkennung eingeschleuster Anweisungen (Prompt-Injection).

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Tägliche und wöchentliche Datenbanksicherungen mit fortlaufender Archivierung des Transaktionsprotokolls und Punkt-in-Zeit-Wiederherstellung (PITR, 14 Tage); die verschlüsselten Sicherungen liegen in einem gesonderten Objektspeicher an einem anderen deutschen Standort als die Server.
Wöchentlicher automatisierter Wiederherstellungstest; dokumentiertes und erprobtes Wiederherstellungs-Runbook.
Überwachung von Erreichbarkeit, Sicherungen und Speicherplatz mit Alarmierung.
Raten-Begrenzung je IP-Adresse auf der HTTP-Oberfläche; Warteschlangen-basierte Hintergrundverarbeitung mit Wiederanlauf.
Getrennte Container je Dienst; Infrastruktur als Code (reproduzierbarer Wiederaufbau).

4. Löschung

Nutzer können eigene Unterhaltungen jederzeit sofort und endgültig löschen (Hard-Delete, kein Papierkorb) und ihr Nutzerkonto selbst löschen.
Konfigurierbare automatische Aufbewahrungsfristen je Organisation (nächtlicher Löschlauf); Läufe von Automatisierungen werden nach 30 Tagen gelöscht.
Organisationslöschung auf Antrag des Inhabers oder automatisch mit Vertragsende bzw. 90 Tage nach einer Registrierung ohne Vertrag (§ 9 Abs. 2), jeweils mit 30-tägiger Wiederherstellungsfrist, Hinweis an alle Mitglieder zur Sicherung ihrer Daten, danach vollständige Löschung einschließlich Objektspeicher und abgeleiteter Bestände und unaufgeforderte Löschbestätigung.
Exportfunktionen für die Rückgabe (§ 9 Abs. 1), auch nach Ende des Abonnements und während der Wiederherstellungsfrist.
Gelöschte Daten laufen mit dem regulären Sicherungszyklus (derzeit höchstens drei Wochen) aus den Datenbanksicherungen heraus.

5. Organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeitsverpflichtung aller mit der Verarbeitung befassten Personen.
Dokumentierter Prozess zur Meldung von Datenschutzverletzungen (internes Runbook mit Fristen nach Art. 33/34 DSGVO).
Auswahl von Subprozessoren mit EU-Verarbeitungsort als Standard und mit Art.-28-Verträgen; dokumentierte Prüfung der Anbieterzusagen (insbesondere: keine Nutzung von API-Daten zum Training, Ausnahmen nur bei optionalen Diensten und dort in Anlage 3 ausgewiesen). Dienste mit Verarbeitung außerhalb der EU nur als ausdrücklich einzuschaltende Option, mit in Anlage 3 ausgewiesener Übermittlungsgrundlage (§ 3 Abs. 4).
Grundsatz der Datenminimierung in der Produktentwicklung (Datenschutz durch Technikgestaltung, Art. 25 DSGVO); neue externe Dienste nur nach dokumentierter Souveränitäts- und Datenschutzprüfung.

6. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

Automatisierte Testpflicht für Berechtigungslogik und Mandantentrennung bei jeder Codeänderung, einschließlich Integrationstests der Row-Level-Security gegen eine echte Datenbank.
Interne Penetrationstests gegen isolierte Testinstanzen mit synthetischen Daten bei sicherheitsrelevanten Änderungen.
Regelmäßige Überprüfung der Subprozessoren-Zusagen und der TOMs (mindestens jährlich sowie anlassbezogen).

Anlage 3 — Subprozessoren

Die jeweils aktuelle Liste der Subprozessoren ist in der Plattform abrufbar (Einstellungen → Rechtliches → Subprozessoren) und wird dem Verantwortlichen bei Änderungen nach dem Verfahren in § 6 mitgeteilt. Sie gliedert sich in Subprozessoren für alle Organisationen, bedingte Subprozessoren (nur ab der Souveränitätsstufe „Verarbeitung in Europa, auch US-Anbieter") und optionale Dienste (nur nach Einschaltung durch den Inhaber, § 3 Abs. 4, § 6 Abs. 4). Die bei Abschluss dieser Vereinbarung gültige Liste ist dort mit Stand-Datum ausgewiesen.